Ini mungkin terdengar rumit, tetapi jika Anda ingin tahu bagaimana memilih sistem ERP yang tepat, Anda perlu pemahaman yang lebih baik tentang apa itu ERP: manfaat untuk bisnis Anda, modul ERP, dan berapa biayanya.<\/p>\n
Itulah yang akan Anda pelajari dalam panduan ERP ini.<\/p>\n
Apa itu ERP?<\/h2>\n
ERP singkatan dari Enterprise Resource Planning<\/a> atau (perencanaan perencanaan sumber daya perusahaan yang mendukung perusahaan dengan menyederhanakan kegiatan bisnis sehari-hari seperti akuntansi<\/a>, pengadaan (procurement), gudang (warehouse), operasi rantai pasokan (supply chain operations), manufaktur<\/a>, manajemen proyek, dan sumber daya manusia (human resources).<\/p>\n Sistem ERP<\/a> menyediakan data yang akurat, real-time, dan transparan yang melaporkan situasi keuangan dan operasional perusahaan sehingga pemilik bisnis dapat memutuskan strategi masa depan untuk bisnis mereka.<\/p>\n Sistem ERP menyimpan data di lokasi terpusat. Setiap karyawan dari divisi manapun dapat melihat, menambah dan memperbaharui data sesuai dengan peran dan tanggung jawabnya.<\/p>\n ERP dapat mendukung berbagai jenis bisnis mulai dari bisnis kecil, menengah, atau besar dengan memanfaatkan kustomisasi sesuai kebutuhan bisnis<\/p>\n Perbedaan ERP system dengan software bisnis lainnya terletak pada integrasi yang disediakan untuk semua proses bisnis yang terjadi di dalam sebuah perusahaan.<\/p>\n Software bisnis yang sederhana biasanya hanya memiliki satu fungsi khusus untuk diotomatisasi. Beberapa di antaranya adalah software akuntansi<\/a>, HRIS, omnichannel<\/a>, dan e-commerce. Perusahaan perlu melanjutkan proses selanjutnya dengan menggunakan software lain atau secara manual karena software tersebut sudah tidak dapat membantu.<\/p>\n Dengan implementasi ERP, setiap pekerjaan yang dilakukan oleh tim di departemen yang berbeda akan langsung terintegrasi satu sama lain, sehingga kemajuan dapat dilihat secara real-time dan mampu membantu meningkatkan produktivitas mereka. Dengan begitu, kolaborasi antar departemen terbangun dan budaya perusahaan akan terbentuk menjadi lebih baik.<\/p>\n Pada hasilnya, sistem ERP telah menjadi alat strategis yang vital dalam lingkungan bisnis yang kompetitif saat ini.<\/p>\n Ada beberapa manfaat dari implementasi ERP yang dapat berupa pengurangan biaya operasional dan administrasi, peningkatan pengiriman yang lengkap dan tepat waktu, peningkatan accounting compliance, dan lain sebagainya.<\/p>\n Selain itu, sistem ERP menawarkan berbagai macam keuntungan yang mampu membantu perusahaan lebih jauh, antara lain:<\/p>\n ERP membantu mengotomatisasi proses yang dulunya membutuhkan pekerjaan manual yang sulit untuk meningkatkan efisiensi perusahaan tanpa mempekerjakan orang baru. Ini mengurangi kesalahan manusia dalam berbagai proses dan merampingkan sebagian besar proses. Alur kerja yang disederhanakan semakin mengarah pada produktivitas yang lebih tinggi karena karyawan dapat dengan mudah fokus pada perencanaan dan implementasi strategi<\/p>\n Inti dari sistem ERP adalah dengan memusatkan bagaimana data dikumpulkan dan dibagikan antar departemen, perusahaan dapat mengurangi pemborosan, prosedur berulang dan memastikan bahwa setiap orang bekerja dengan informasi terupdate yang sama.<\/p>\n ERP menyediakan database terpusat yang akurat dan real-time yang dapat diproses menjadi laporan yang berguna untuk membuat keputusan yang lebih baik dan lebih cepat. Proses bisnis akan dirangkum dalam dashboard yang dapat digunakan sebagai insights untuk mengembangkan perusahaan menjadi lebih baik.<\/p>\n Semua aktivitas bisnis akan dicatat dalam sistem untuk meminimalkan aktivitas penipuan. Dan juga, semua data terpusat dengan aman dalam sistem dan hanya dapat diakses oleh karyawan yang berwenang<\/p>\n ERP dirancang secara modular, di mana setiap fungsi bisnis tertentu memiliki modulnya sendiri. Desain ini memungkinkan ERP untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang berubah seiring pertumbuhannya.<\/p>\n Perusahaan hanya dapat membeli modul yang relevan dengan model bisnis, operasi, dan tantangan utamanya. Lalu, dapat menambahkan modul ERP kemudian, untuk mengatasi kebutuhan atau tantangan baru saat perusahaan berkembang sambil menjaga database yang sama.<\/p>\n Di bawah ini adalah modul-modul ERP berdasarkan kategori yang sesuai dengan departemen dan fungsinya dalam perusahaan:<\/p>\n Modul penjualan (sales)<\/a> digunakan oleh tim penjualan untuk mengelola order quotations, sales orders, dan faktur pelanggan.<\/p>\n Modul CRM<\/a> digunakan oleh tim penjualan untuk mengelola hubungan dengan potential client dan memantau progres, mulai dari market research, first contact, meeting, hingga agreement signing.<\/p>\n Modul POS<\/a> digunakan oleh perusahaan ritel untuk kasir melakukan transaksi dengan pelanggan berupa barang atau jasa. POS dapat digunakan oleh toko, restoran, dan apotek.<\/p>\n Modul e-commerce<\/a> digunakan oleh perusahaan untuk membangun situs belanja online mereka sendiri. Perusahaan dapat dengan mudah mengelola inventaris dan penjualan mereka melalui pelaporan stok otomatis. Modul ini juga menyediakan portal pelanggan yang membantu mengatur invoices dan pengiriman.<\/p>\n Modul omnichannel digunakan oleh perusahaan untuk mengumpulkan data penjualan dari marketplaces yang berbeda dan merangkum perbandingan untuk melihat channel mana yang dapat dioptimalkan\/dihentikan\/dilanjutkan.<\/p>\n Modul ini juga memungkinkan perusahaan untuk pembaruan stok produk secara otomatis dari marketplace yang berbeda setelah ada sales orders.<\/p>\n Fitur utama modul keuangan dan akuntansi<\/a> adalah melacak hutang piutang dan mengelola buku besar. Modul ini juga membuat dan menyimpan dokumen keuangan penting dan mengotomatisasi tugas yang terkait dengan penagihan, pembayaran vendor, manajemen kas, dan rekonsiliasi akun.<\/p>\n Business dashboard di ERP menampilkan data yang berguna dari semua divisi di perusahaan untuk membantu para business leaders melihat hambatan yang terjadi dan mengembangkan perusahaan.<\/p>\n Modul inventaris (inventory)<\/a> digunakan oleh tim inventory atau gudang untuk mengatur seluruh proses pergerakan persediaan (masuk, keluar, dan penyesuaian), melakukan penghitungan fisik persediaan, dan menganalisis perkiraan persediaan.<\/p>\n Modul pembelian (purchasing)<\/a> digunakan oleh tim pengadaan (procurement) untuk mengelola vendor, permintaan penawaran, dan pesanan pembelian untuk memastikan pemenuhan inventaris.<\/p>\n Modul manufaktur <\/a>digunakan oleh tim produksi untuk mengelola pesanan manufaktur, merencanakan jadwal produksi, dan mengelola bill of materials (BOM).<\/p>\n Beberapa modul yang digunakan oleh tim produksi adalah maintenance, quality, dan field service untuk memaksimalkan operasi manufaktur.<\/p>\n Modul inti HCM (Human Capital Management) terdiri dari employee, attendance, timeoff, expense, dan penggajian yang digunakan oleh semua karyawan dan tim SDM untuk mengelola, memantau, dan melaporkan seluruh data.<\/p>\n Modul HCM juga mencakup kebutuhan manajemen talenta seperti rekrutmen, onboarding, e-Learning, goals, penilaian, survei, dan offboarding.<\/p>\n ERP tidak hanya ditujukan untuk satu jenis industri dengan jumlah pengguna\/karyawan tertentu. Bahkan usaha kecil yang baru memulai bisa membutuhkan sistem dan menggunakan ERP sebagai solusinya.<\/p>\n Dengan sifatnya yang fleksibel, baik dari segi jumlah pengguna, jenis modul dan fitur, atau kemampuan untuk dikustomisasi, ERP dapat mencakup semua jenis ukuran bisnis. Ukuran bisnis dapat dilihat dari jumlah dan seberapa kompleks requirements yang dibutuhkan untuk sistem tersebut.<\/p>\n Small businesses<\/a> biasanya mencari ERP yang tidak menghabiskan banyak uang. Mereka lebih cocok dengan ERP yang menyediakan fitur-fitur utama untuk mengoptimalkan proses bisnis dan fleksibel untuk peningkatan di masa mendatang.<\/p>\n Bisnis menengah<\/a> mencari ERP yang bernilai baik (sepadan dengan harga dengan kemampuan kustom). Mereka lebih cocok dengan ERP yang dapat mengotomatisasi proses bisnis yang lebih detail.<\/p>\n Perusahaan besar<\/a> mencari ERP yang mencakup kustomisasi yang lebih rumit dengan adanya ahli implementasi. Mereka membutuhkan ERP dengan sistem pelaporan yang lebih kompleks yang dapat mendukung keputusan strategis untuk pertumbuhan jangka panjang.<\/p>\n Setiap bisnis harus mempertimbangkan kebutuhan dan jenis bisnis yang dijalankan agar ERP dapat digunakan secara optimal.<\/p>\n ERP dapat digunakan untuk perusahaan dengan industri atau jenis bisnis yang berbeda. Modul yang tersedia dapat disesuaikan dengan bisnis yang dijalankan. Setiap industri memiliki pain points yang berbeda, sehingga masing-masing membutuhkan fitur dan laporan yang berbeda. Berikut contoh penerapan ERP untuk setiap industri:<\/p>\n Perusahaan distribusi memiliki masalah terkait ketidaktersediaan bahan baku dan produk, oleh karena itu diperlukan fitur manajemen inventori dan gudang serta laporan pergerakan persediaan.<\/p>\n Baca lebih lanjut: Apa itu Wholesale Distribution? Pengertian, Keuntungan, dan Contohnya<\/a><\/p>\n Perusahaan manufaktur memiliki permasalahan seperti keterlambatan produksi dan pengiriman, oleh karena itu diperlukan fitur jadwal produksi yang akan menghasilkan laporan produksi.<\/p>\n Read more: Apa itu Manufaktur? Pengertian, Jenis, dan Tantangannya<\/a><\/p>\n Perusahaan retail sering kesulitan dalam hal akurasi data keuangan, sehingga diperlukan fitur jurnal otomatis yang terintegrasi dengan PoS yang akan memberikan laporan profitabilitas setiap toko.<\/p>\n Perusahaan jasa sering mengalami kesulitan dalam hal manajemen proyek dan anggaran yang tidak efisien, oleh karena itu diperlukan fitur manajemen proyek dan anggaran untuk dapat melihat laporan analisis anggaran.<\/p>\n ERP memiliki fleksibilitas dalam hal pemilihan server sesuai dengan pertimbangan kebutuhan dan preferensi perusahaan.<\/p>\n Server dapat on-premise <\/a>yang berarti secara fisik terletak di kantor perusahaan atau di lokasi hosting pilihan mereka.<\/p>\n Server berbasis cloud<\/a> berarti dipegang oleh pihak ketiga tanpa memerlukan perangkat keras hardware di tempat dan tim internal.<\/p>\n Lalu, ada juga solusi hybrid yang melibatkan gabungan antara on-premise dan berbasis cloud.<\/p>\n Hal-hal yang perlu dipertimbangkan saat memilih ERP server adalah ketersediaan infrastruktur internal, skalabilitas yang dibutuhkan untuk perkembangan, keberadaan tim IT, aturan dan regulasi tentang data dan privasi, serta anggaran.<\/p>\n Ketika ERP sudah diimplementasikan, terkadang hasilnya dapat menjadi bumerang dan tidak sesuai harapan. Beberapa alasan utama implementasi ERP berujung gagal biasa disebabkan oleh hal-hal berikut:<\/p>\n Salah satu alasan kegagalan implementasi ERP disebabkan oleh ekspektasi yang tidak realistis dengan pondasi awal yang tidak stabil dalam hal tujuan pemasangan ERP. Banyak perusahaan melihat pengenalan sistem ERP sebagai solusi ajaib untuk semua masalah mereka, tetapi tidak mengambil waktu yang cukup untuk menentukan secara spesifik apa yang ingin mereka capai atau bagaimana mereka akan mengukur seperti apa kesuksesan itu seharusnya.<\/p>\n Penting untuk memiliki dokumentasi yang jelas tentang apa yang sebenarnya ingin Anda capai dengan sistem ERP dan di mana letak prioritasnya<\/p>\n Banyak implementasi ERP mengalami komunikasi yang tidak memadai antara manajemen, tim proyek, karyawan, dan vendor perangkat lunak. Dalam proses pemasangan ERP, jangan lepas kendali dan menyerahkan semuanya ke vendor ERP tanpa ikut memonitor perkembangan implementasi ERP.<\/p>\n Sebaiknya, berkomunikasilah secara terbuka sejak awal kepada setiap karyawan agar siap menghadapi perubahan baru dan menjawab hal-hal yang dikhawatirkannya. Pastikan dokumentasi, tugas, dan kemajuan proyek saat ini akan mudah diakses oleh semua yang terlibat, sehingga mereka memahami jelas kemajuan implementasi sehari-hari, dan kemana arah keputusan selanjutnya.<\/p>\n ERP harus diperlakukan layaknya aset bagi bisnis sehingga perlu terus dilakukan penyesuaian dengan masukan pelanggan, karyawan yang menggunakan sistem, kultur perusahaan, hingga dengan perubahan zaman. Selalu lakukan evaluasi berkesinambungan dan secara berkala untuk tahu efisiensi implementasi ERP bagi bisnis.<\/p>\n Manajemen yang buruk dapat mempengaruhi proses implementasi ERP. Perlunya expertise atau ahli dari sisi IT dan bisnis proses untuk setiap departemen dengan tanggung jawab yang jelas. Tim perlu memiliki keterampilan yang tepat untuk pekerjaan itu, dan komitmen menyeluruh dari awal hingga akhir proses yang kolektif dan kolaboratif agar implementasi berjalan dengan lancar.<\/p>\n Pemodelan proses ke dalam sistem itu rumit, terutama jika proses bisnis cukup kompleks.<\/p>\n Tidak jarang di tengah jalan terlihat adanya kebutuhan lain yang harus dipenuhi dengan software tambahan agar sistem ERP bisa lebih holistik. Alhasil, organisasi yang tidak mempersiapkan skenario ini pun terkadang harus mengeluarkan biaya ekstra yang kadang tidak tersedia.<\/p>\n Seringkali, loophole pada implementasi ERP diakibatkan mengabaikan prosedur sederhana pada aplikasi yang sebenarnya krusial untuk implementasi solusi ERP. Pemindahan data yang tidak akurat akan menghambat penggunaan sistem untuk proses berikutnya.<\/p>\n Banyak orang yang beranggapan salah bahwa mereka akan mendapat kualitas data yang tidak terawat secara otomatis meningkat dengan baik ketika menggunakan proyek ERP. Kualitas data dalam sistem baru hanya akan sebaik kualitas data yang dimigrasikan.<\/p>\n Maka, untuk menghindari masalah ini, melakukan audit data secara terperinci seperti duplikasi, kesalahan ejaan, atau detail data harus diperbaiki sebelum migrasi.<\/p>\n Kesiapan user yang hanya dinilai dari berakhirnya training, tanpa memantau penggunaan nyata. Jika manajemen dan delegasi sudah dilakukan dengan baik, kesalahan berikutnya adalah tidak adanya pendampingan dalam pelatihan menggunakan sistem ERP yang baru saja diimplementasikan dan langsung fokus pada penyelesaian pekerjaan.<\/p>\n Sebaiknya, untuk menghindari kesalahan ini, lakukan sesi pelatihan khusus bagi seluruh karyawan. Kesiapan user yang hanya dinilai dari berakhirnya training, tanpa memantau penggunaan nyata<\/p>\n Penting mengenali pemain utama ERP untuk memutuskan mana yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis. Masing-masing memiliki target pasar, pro, kontra, serta harga yang berbeda. Berikut adalah deskripsi singkat untuk masing-masing pemain utama ERP di Indonesia.<\/p>\n SAP Business One menargetkan penjualan produknya ke usaha kecil menengah dengan anggaran Rp 2 juta\/pengguna\/bulan dan biaya implementasi mulai Rp 30 juta. SAP memiliki banyak fitur dan menggunakan praktik terbaik dalam sistemnya yang membantu menjalankan bisnis. Namun hal ini seringkali membawa masalah dimana SAP dianggap rumit dan cukup mahal bagi pengguna baru.<\/p>\n Oracle Netsuite<\/a> menargetkan produknya untuk bisnis kecil, menengah, dan besar dengan harga mulai dari Rp 135 juta termasuk implementasi. Oracle menghadirkan desain yang lebih sederhana dan dashboard dengan tampilan lengkap yang memudahkan pengguna untuk melacak pekerjaannya. Kekurangannya adalah Oracle tidak mendukung on premise sehingga hanya menawarkan opsi pembayaran berlangganan per tahun.<\/p>\n![\"\"](\"https:\/\/impact.hendri-developer.com\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/system3-1536x1473-1.png\")
<\/p>\nPerbedaan software ERP dengan sistem lainnya<\/h2>\n
4 Keuntungan implementasi ERP untuk perusahaan<\/h2>\n
![\"\"](\"https:\/\/impact.hendri-developer.com\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Benefits2-1024x728-1.png\")
<\/p>\n1. Otomatisasi<\/h3>\n
2. Integrasi<\/h3>\n
3. Data<\/h3>\n
4. Keamanan<\/h3>\n
Modul-modul ERP<\/h2>\n
![\"\"](\"https:\/\/impact.hendri-developer.com\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/modules2-1024x728-1.png\")
<\/p>\nModul ERP untuk sales & marketing<\/h3>\n
1. Modul sales and order management<\/h4>\n
2. Modul CRM (customer relationship management)<\/h4>\n
3. Modul PoS (Point of Sales)<\/h4>\n
4. Modul E-commerce<\/h4>\n
5. Modul Omnichannel<\/h4>\n
ERP akuntansi dan keuangan<\/h3>\n
1. Modul akuntansi<\/h4>\n
2. Business dashboard<\/h4>\n
ERP operasional<\/h3>\n
1. Modul inventaris dan manajemen gudang<\/h4>\n
2. Modul pembelian<\/h4>\n
3. Modul manufaktur<\/h4>\n
4. Lainnya<\/h4>\n
ERP untuk human resources<\/h3>\n
1. Modul HCM inti<\/h4>\n
2. Modul talent management\/human capital management<\/h4>\n
Jenis-jenis ERP<\/h2>\n
Berdasarkan ukuran perusahaan<\/h3>\n
![\"\"](\"https:\/\/impact.hendri-developer.com\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Types-of-ERP-1024x571-1.png\")
<\/p>\n1. ERP untuk small businesses (Kecil)<\/h4>\n
2. ERP untuk medium businesses (Menengah)<\/h4>\n
3. ERP untuk enterprise (Besar)<\/h4>\n
Berdasarkan industri<\/h3>\n
1. ERP untuk industri grosir<\/h4>\n
2. ERP untuk industri manufaktur<\/h4>\n
3. ERP untuk industri retail<\/h4>\n
4. ERP untuk industri services<\/h4>\n
Berdasarkan hosting<\/h3>\n
1. On-premise ERP software<\/h4>\n
2. Cloud ERP software<\/h4>\n
3. Hybrid ERP Software<\/h4>\n
7 Alasan Kegagalan Implementasi ERP pada Perusahaan dan Cara Menghindarinya<\/h2>\n
1. Tidak menentukan tujuan dengan tepat<\/h3>\n
2. Kurang komunikasi<\/h3>\n
3. Tidak melakukan penyesuaian atas perubahan baru<\/h3>\n
4. Kurangnya expertise dalam tim proyek<\/h3>\n
5. Proses bisnis yang tidak jelas<\/h3>\n
6. Meremehkan migrasi data<\/h3>\n
7. Gagal melatih user ERP<\/h3>\n
ERP System Major Players<\/h2>\n
ERP SAP<\/h3>\n
ERP Oracle<\/h3>\n
Odoo ERP<\/h3>\n